邮件合并功能的基本步骤|满满的干货邮件合并详细步骤

在日常办公过程中，通常会遇到批量在word文档中批量导入excel文件中的内容后打印这一类问题。这个过程最常用就是word文档中的邮件合并功能了，现在常用的word文档处理软件有wps和office两种，下面就两种办公软件的邮件合并的具体步骤进行说明解释

一、模板设计。

1.办公室常用打印纸一般都是a4纸，可能咱们所需要打印出来的纸张不是a4，比如说身份证大小，那么需要先设计纸张大小为85.6mm*54mm：

office2007纸张大小设置

wps纸张大小设置

在下拉菜单中的最下面选择----其它页面大小，进入页面设置界面，根据需要进行设置。小编以身份证大小为例进行设置，注意纸张大小设置完一定要调整页边距。

设置纸张大小

设置页边距

2.纸张大小设置完就要进行模板的设计，比如批量打印奖状（假设a5大小，横向）：先设置页面

设置页面为a5，横向

然后进行文字编辑，包括文字的大小，字体，位置，比如：

文字编辑完后可在奖状上进行试印，大小位置都合适后就可以进行批量导入其它学生信息进行打印了，这就需要用到邮件合并功能了。

二、邮件合并具体步骤：

1、做好需要导入的excel文件。该文件是保存好后再没有修改的，如有修改的情况，建议重新做一个excel文件，因为如果是在原来保存好的excel文件上进行修改后的文件进行邮件合并，可能会出现失败的情况。

并且excel文件第一行不能出现合并单元格等情况，有些文件第一行有表格标题等等，这些一律要删掉。

2.在word文档中找到邮件功能

office2007中邮件的位置

wps中邮件的位置

3.点击邮件，进入邮件合并功能界面

office中：选择收件人→使用现有列表，在弹出的窗口中找到需要导入的exce文件后打开

在弹出的窗口点确定

wps中：打开数据源，然后在弹出的窗口中找到需要导入的exce文件后打开，

在弹出的框口点确定

4.需要明确导入的内容替换的是模板上的哪些内容。在原模板中删掉相应的内容后选择---插入合并域，选择对应的内容插入。

比如奖状中需替换的内容是高一年级、第一名、张三。插入合并域后变成：

这一步wps和office基本相同，不同点是office的插入的合并域在下拉菜单中选择

wps在弹出的窗口中选择

5.合并完成

office中点完成合并

office2007中完成合并

在弹出的下拉菜单中选择编辑单个文件

后点确定，会弹出合并后的所有文档

至此完成了批量导入，邮件合并完成。下面可选择打印、编辑等等。

wps中：选择合并到新文档

在弹出的窗口中点确定，会弹出合并后的所有文档

至此完成了批量导入，邮件合并完成。下面可选择打印、编辑等等。

三、打印

如果设计的模板是比较小，而一张a4纸上只打印一个，这就比较浪费纸张（无所谓的略过）。则需要在打印界面的缩放栏进行每页的版数。

office2007打印界面

wps打印界面

编辑好后可进行打印。

至此完成所有操作。

,